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OA系统全解5管理好个人文档

2019-05-15 02:32:55 | 来源: 生活

在上一篇OA系统全解的文章中,我们介绍了文档管理的功能,用于对单位内的公共文档进行管理。今天我们介绍一项对个人文档进行管理的功能个人文件柜。

OA系统作为一种面向全员办公的管理软件,能够提供几项面向个人应用的功能,是充分考虑到了员工的工作需求的,所以如果不能好好的利用,不能不说是一种浪费。

什么是个人文件柜呢?国内的OA办公系统厂商华天动力对其的解释是:个人文件柜给用户提供了一个自由的文档寄存空间,简单操作既可管理私人文件,也可将文件同享给同事,或者通过短消息等方式发送给其他用户,做到真正的文件一站式管理。管理员可以为每个人分配文件柜空间,使管理更方便。

个人文件柜的功能结构

可能会有人觉得这个功能多余,因为个人文件保存在自己的电脑上就可以了,为什么还要多此一举的传到OA系统上呢?

认为,这个功能是非常有必要的,主要有两个原因:

首先,上传到OA系统中可以保证文件的安全。由于重要文件放在个人电脑上是不够安全的,有系统崩溃、病毒或误删除等诸多风险。而OA系统服务器作为企业级的应用支持,其安全性要远远超过个人电脑,所以将重要文件存放在这里,无疑是给文件上了双保险。

其次,上传到OA系统中可以方便的远程使用。大多数企事业单位的OA系统都支持外访问,实现跨地域、全天候的运用。将文件传到OA系统中,就可以随时随地的访问这些文档,无论是在家里,还是出差都可以很方便的使用。即使是寄存在便携性很强的笔记本电脑上,也显然不如这类方式便利。

需要指出的是,个人文件柜中的文件不是死的,而是可以灵活的应用,进行很多操作。比如在华天动力OA系统中,个人文件柜中的文件也可以共享给其他用户,并且设置同享权限,包括访问权限和修改权限。点击用户姓名,就能够看到共享的文件夹及文件。

同时,个人文件柜中的文件还能够以各种形式发送,包括短消息、文件、、通知、公告等。这样一些重要的文件就可以直接在OA系统中发送给相干人员,而无需再从本地上传。

在华天动力OA系统的个人文件柜功能中,还有一个很重要的功能,管理员可以给每一个用户分配存储空间的大小。文件多的用户分配的空间大,文件少的用户分配的空间小,这样既能够满足不同用户的需求,又可以避免OA系统服务器不堪重负。这是一个很重要的保障措施。

看得出来,个人文件柜是OA系统中一项比较简单的小功能,但其实功能无大小,关键看你怎样去用。用好了,小功能也有大作用。

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